ビジネス文書のマナー

社内文書とは

社内文書例

社内の指示・命令・伝達・報告・届出、各部署間の連絡・会議などの役割を果たします。

目的を明らかにし、簡潔に作成するものです。あいさつは省略し、敬語は最低限とするのが基本です。

社外文書とは

取引先企業や一般の方々を対象とするもので、会社運営にとって大切なものです。

様式や形式を重んじ、敬語・慣用語を適度に用います。
発信者の地位・格を受信者に揃え、略称・略字・社内用語などの使用を避けて作成します。

社外文書例
  • 受信者…各名称の区切りごとに行を改めると見やすい
  • 文書番号…正式な書類であることを示す社交上の礼儀的なものには用いない
  • 受信日付
  • 発信者…発信者と肩書きを揃える
  • 件名…一目でわかる件名をつける(社交文書には付けない)
  • 頭語…相手に敬意を表す言葉
  • 前文…時候・安否・感謝のあいさつを述べる
  • 主文…「さて」などではじまる主要部分
  • 末文…相手の健康と繁栄を祈り、愛顧を顧うあいさつ要件のまとめ
  • 結語
  • 別記…主文が煩雑となるおそれがある時に「記」として箇条書きで表す
  • 締めの言葉
  • 副文…簡単な書き添え
  • 担当者…必要な場合のみ

「頭語・結語」と「前文・末文」

形式を知ったうえで、自分の言葉で自由に表現します。

「頭語・結語」の例

「頭語」手紙の書き出しに使用する言葉。手紙の内容によって使い分ける。
「結語」手紙の最後を締めくくる結びの言葉。頭語と対応してセットで使用する。

用途頭語結語
一般拝啓・啓上敬具・敬白
急用急啓・急白草々・早々
前文省略前略・冠略草々・早々
丁重謹啓・謹呈謹言・謹白
返信拝復・復啓敬具・拝答

「前文」の例

<時候のあいさつ>

1月新春の候/山々の頂きが白く新雪に輝く今日この頃
2月春寒の候/梅のつぼみもようやくふくらみかけ
3月早春の候/日増しに暖かさを覚え、春めいて参りました
4月仲春の候/春たけなわの季節となりました
5月新緑の候/若葉が目に染みる季節
6月初夏の候/梅雨に打たれた紫陽花の花玉も色美しく
7月盛夏の候/厳しい暑さが続きますが
8月晩夏の候/残暑なお厳しい折から
9月初秋の候/日ごとに秋の気配が深くなります
10月仲秋の候/うららかな秋晴れの日が続く昨今
11月暮秋の候/紅葉は今が見頃の季節
12月師走の候/師走のあわただしい季節になりました
安否をたずねるあいさつ
  • ●貴社ますますご発展の趣、お喜び申し上げます
  • ●貴殿いよいよご活躍のことと拝察申し上げます
  • ●皆々様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます
感謝のあいさつ
  • ●平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます
  • ●この度は一方ならぬご指導をいただき誠にありがとうございます
  • ●先日はご多用中にもかかわらず、誠にありがとうございました

「末文」の例

結びのあいさつ
  • ●まずは略儀ながら書中をもってお礼申し上げます
  • ●末筆ながら、ご挨拶申し上げます
  • ●今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
内容のポイント
  • ●お悔やみ、お見舞い状は前文・末文を省略する
  • ●陳謝・感謝の気持ちを強調するときは、前文を簡略化
  • ●年賀状・暑中お見舞いなどに頭語と結語はつけない

封筒・はがきの書き方

表書きは第一印象を決定する会社の顔です。
宛名を書く時には誤字脱字はもちろんのこと、丁寧な字で書くことをこころがけます。

封筒・はがきの表書き

封筒の表書き例
はがきの表書き例
  • 【表面】
    「親展」などは宛名横の余白に書く。
  • 【裏面】
    社名・団体名は中央(継ぎ目)部分でもよい。
  • 【裏面】
    「〆」とするか、または封印を押す。

封書で書類などを発送するときには、必ず「送付書」を同封し、簡単なあいさつ文と送付内容を明記します。

返信はがきの書き方
返信はがきの書き方例

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