これで完璧メールのマナー

FAX・Eメールを送るとき

最近では、簡単なビジネスのやり取りをFAXやEメールで済ませるようになりました。社内はもちろんですが、社外文書にも有効活用する企業が多いです。

FAX送信のとき

  • 重要文書は送信しない(外部への情報漏洩のおそれがある)
  • 受信確認のため事前(事後)連絡を必ずする
  • 枚数の多いものはさける
  • 小さい文字は拡大コピーしてから送信
  • 必ず「送付書(カバーレター)」を付け、受信者、送信者、合計枚数、件名を明記する

Eメールのマナー

  • 送信する前に充分なチェックをする
  • 顔が見えない分、丁寧な文体を心がける
  • 1行あたり20〜25文字で改行し読みやすく
  • 「署名」を付けて送信者を明確に
  • データ添付はコンパクトに大きなファイルは圧縮をこころがける
  • 「テキスト形式」を原則的に使用する(色文字使用や画像表示ができる「HTML形式」は相手機種によってはトラブルを起こす可能性がある)
  • 半角カタカナ、機種依存文字を使用しない
機種依存文字
機種依存文字例

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