お客様を訪問するとき
たとえどんな小さな用事でも、訪問は「会社の代表」であるという自覚が必要です。
だからといって堅くならずに、おそれず、悔らず、準備万端で臨みます。
アポイントの取り方
訪問の際には必ずアポイントをとります。
- 訪問目的と同行者を伝える
- あくまでお客様の都合を優先する
- 訪問の1週間〜10日前を目安に
訪問を避けるべき時間帯
- 訪問先の始業・終業時間から30分以内
- 月末（25日以降）
- 月曜日の午前中・連休明けの初日
訪問当日に気をつけること
- ＜訪問前チェック＞
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- □身だしなみを再確認
- □名刺は充分にありますか
- □訪問先企業のライバル社製品を身に付けていませんか
- □訪問約束の5分前には到着できますか
- □止むを得ず遅刻するときには必ず”事前”連絡を
- □コート・マフラー・帽子などは玄関で脱ぐ（オフィスの中までは着用しない）
- □受付で訪問先部署名・氏名・約束時刻を正確に伝えられるように再確認を
- ＜面会中チェック＞
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- □座った時に足を組んだり、投げ出したりは禁物
- □バック・手荷物はソファーやテーブルに乗せず、足元へ置く
- □面会人が入室したらすぐに立ち上がり挨拶する
- □着席はすすめられてから
- □時間に合わせた内容・進行で話す
- □お茶は勧められるまで、または相手が口をつけるまで飲まない
- □日本茶は両手で飲み、蓋がある場合は茶碗を右側へ置く
名刺の取り扱い方
名刺は専用の名刺入れに入れて持ち歩き、汚したり曲げたりしないようにします。
相手自身、自分自身だと思って大切に扱います。
名刺の受渡し方
- ＜差し出す順序＞
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- 1. 訪問者側、地位・役職・年齢の低い人から先に出す
- 2.複数同士の場合は、それぞれのグループの内で立場の高い人から交換する
- ＜差し出し方＞
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- 1. 右手で出しやすいように左手に名刺入れを持つ
- 2. あいさつをする
- 3. 腰より高い位置に名刺を持ち、社名・氏名を名乗る
- 4. 名刺を相手に向け、取りやすく見やすい位置に出して両手で手渡す
- 5. あいさつをする
- ＜同時交換の時＞
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- 1. 先に名刺を出す
- 2. 右手で自分の名刺を持ちながら、左手で相手の名刺を受け取る
- 3. 受け取るときは引き寄せずに、すぐに右手を添えて両手でいただく形にする
名刺の管理法
名刺は裏書をしてきちんと保管すると重要なデータベースとなります。
面会したその日のうちに、さまざまな情報を書き込む癖をつけます。
《裏書の例》①面会日 ②用件・商談内容 ③相手の特徴・印象
不要になった名刺は、悪用をふせぐため必ずハサミを入れて処分します。
また、職場が変わり自分の名刺が不要となった場合には、勝手に処分せずに 会社・担当部署に返却します。