FAX・Eメールを送るとき
最近では、簡単なビジネスのやり取りをFAXやEメールで済ませるようになりました。社内はもちろんですが、社外文書にも有効活用する企業が多いです。
FAX送信のとき
- 重要文書は送信しない（外部への情報漏洩のおそれがある）
- 受信確認のため事前（事後）連絡を必ずする
- 枚数の多いものはさける
- 小さい文字は拡大コピーしてから送信
- 必ず「送付書（カバーレター）」を付け、受信者、送信者、合計枚数、件名を明記する
Eメールのマナー
- 送信する前に充分なチェックをする
- 顔が見えない分、丁寧な文体を心がける
- 1行あたり20〜25文字で改行し読みやすく
- 「署名」を付けて送信者を明確に
- データ添付はコンパクトに大きなファイルは圧縮をこころがける
- 「テキスト形式」を原則的に使用する(色文字使用や画像表示ができる「HTML形式」は相手機種によってはトラブルを起こす可能性がある)
- 半角カタカナ、機種依存文字を使用しない
